Téléphone ou courriel : quelle télécommunication est faite pour mon entreprise?

Le premier contact au nom d’une entreprise est LE moment de montrer votre professionnalisme. Or, certaines technologies comportent des pièges qu’il est important de ne pas ignorer.

La relation avec la clientèle de votre entreprise doit avant tout s’appuyer sur un lien émotif qui vous permettra de mieux connaître votre interlocuteur. Connaître quelqu’un, c’est comprendre et anticiper ses réactions et ses besoins.

Nous allons comparer les deux méthodes les plus courantes en entreprise : les courriels et les appels téléphoniques.

Les fameux courriels

C’est inévitable, on envoie tous des courriels à un moment ou un autre. Mais est-ce qu’on utilise toujours au mieux ce moyen de communication?

Les plus et les moins des courriels

Un courriel, c’est rapide et moins personnel, et c’est sans doute pour cela qu’on les préfère. On gagne du temps, on va droit au but. Pour les personnes introverties, ça permet de rester discret, de ne pas déranger les personnes autour de soi… Il y a toute une liste de bonnes raisons d’envoyer un courriel.

S’il est vrai que ce moyen de communication peut être pratique, il peut aussi poser problème dans certaines situations.

Vous savez, les petits emojis que vous envoyez dans vos messages et commentaires sur les réseaux? Ils sont là pour une bonne raison! À l’écrit, l’émotion n’est pas incluse. Il faut donc fournir au destinataire le contexte en ajoutant des petits visages expressifs. Or, cela n’a pas sa place dans un courriel professionnel.

Les appels téléphoniques

Qui n’a pas de numéro de téléphone professionnel, ou de téléphone à disposition sur son lieu de travail? Si l’ordinateur est partout, le téléphone l’est aussi.

En quoi l’appel téléphonique serait-il meilleur que le courriel?

Les adeptes du courriel répondront sûrement : « Bonne question, tiens! » 😉

À l’opposé du courriel, le téléphone est plus direct et plus personnel. Il révèle le côté humain qui se cache derrière les affaires et une certaine authenticité.

Difficile d’ignorer une question par téléphone : la personne est là, au bout du fil, à écouter votre question. Elle ne va pas tout simplement raccrocher ou laisser un courriel « non lu » ou, PIRE, le mettre dans le dossier « Indésirables »! Prendre le temps d’appeler une personne et de discuter montre votre niveau d’implication dans ce que vous faites et dites. On peut donc clairement dire que cela représente, en fin de compte, un énorme gain de temps!

Qu’est-ce que je fais, alors?

Pour être tout à fait juste, les deux modes de communication sont bons. Mais il faut apprendre à les utiliser en temps opportun. L’idéal serait de privilégier les appels téléphoniques et d’utiliser les courriels en complément, si on a oublié une question par téléphone ou qu’on veut envoyer un document à la suite d’un appel, par exemple.

Si vous êtes une entreprise, la communication de vive voix est un atout.

À la recherche de la solution téléphonique la plus adaptée à vos besoins? N’hésitez pas à nous contacter!