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Utilisation des fonctions de base du téléphone UBIK

Voici un guide pour vous familiariser avec les fonctions de base d’un téléphone UBIK. Ce guide vise principalement les téléphone Cisco de la série SPA 5XX.

Utilisation du matériel et des accessoires du téléphones

Utilisation du haut-parleur

Pour utiliser le haut-parleur, appuyez sur le bouton Haut-parleur (le combiné peut être raccroché ou décroché).

Utilisation du casque avec le téléphone IP

Pour utiliser un casque filaire, appuyez sur le bouton Casque du téléphone et composez le numéro à appeler, ou appuyez sur le bouton du Casque pour répondre à un appel.

Pour utiliser un casque sans fil, décrochez le combiné avant de passer ou de recevoir un appel par le biais du casque.

Boutons du téléphone

Boutons du téléphone

Basculement entre le combiné, le casque et le haut-parleur pendant un appel

Tous ces périphériques audio peuvent être utilisés pendant un appel. Vous ne pouvez utiliser qu’un seul périphérique à la fois.

Vous pouvez raccrocher le combiné si vous utilisez la fonction Haut-parleur ou Casque. Si vous passez de la fonction combiné à la fonction haut-parleur, assurez-vous que le voyant correspondant est bien allumé avant de raccrocher le combiné. Toutefois, si vous passez de la fonction combiné à la fonction casque sans fil, ne raccrochez pas le combiné sous peine de couper l’appel.

Réglage du volume de l’appel et mode Muet

bouton volume

Bouton Volume

Réglage du volume de l’appel

Pour régler le volume du combiné ou du haut-parleur, décrochez le combiné ou appuyez sur le bouton Haut-parleur. Appuyez sur + sur le bouton Volume pour augmenter le volume ou sur pour le diminuer. Appuyez sur Enreg.

Réglage du volume de la sonnerie

Pour régler le volume de la sonnerie, raccrochez le combiné et désactivez le bouton du haut-parleur, puis appuyez sur le bouton Volume. Appuyez sur Enreg.

Utilisation du mode Muet

Pour désactiver le son du microphone du téléphone, du haut-parleur ou du microphone du casque, appuyez sur le bouton Muet sur le téléphone. Le bouton émet une lumière rouge. Appuyez de nouveau sur le bouton Muet pour rétablir le son.

Si aucun périphérique audio n’est allumé, la touche Muet n’a aucun effet. Lorsque vous passez du haut-parleur au combiné, le mode Muet est automatiquement désactivé.

Émission ou réception d’un appel

Pour émettre ou répondre à un appel, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Décrochez le combiné.
  • Appuyez sur le bouton Haut-parleur.
  • Appuyez sur le bouton Casque.
  • Appuyez sur un bouton de ligne vert (pour passer un appel) ou émettant une lumière rouge clignotante (pour répondre à un appel).

Si vous êtes en train de recevoir un appel et qu’un autre appel arrive, appuyez sur le bouton de la ligne émettant une lumière rouge clignotante. L’appel en cours tombe automatiquement en attente.

Pour reprendre le premier appel, appuyez sur le bouton de la ligne correspondant à l’appel.

Bouton de mise en attente

Bouton Attente

Mise en attente d’un appel

Pour mettre un appel en attente, appuyez sur le bouton Attente.

L’interlocuteur entend de la musique pour lui indiquer que l’appel est en attente. Un seul appel peut être actif à la fois. Le bouton Attente permet de mettre en attente l’appel actif.

Reprise d'un appel

Pour reprendre l’appel, appuyez sur le bouton de la ligne émettant une lumière rouge clignotante pour l’appel.

Fin d’un appel

Pour terminer un appel :

  • Si vous utilisez le combiné, raccrochez.
  • Si vous utilisez le haut-parleur, appuyez sur le bouton Haut-parleur.
  • Si vous utilisez le casque, appuyez sur le bouton Casque (filaire) ou raccrochez le combiné (sans fil).
  • Appuyez sur un bouton de ligne vert (pour passer un appel) ou émettant une lumière rouge clignotante (pour répondre à un appel).

Transfert d'appel

Vous pouvez effectuer les types de transferts suivants :

  • Transfert accompagné :  vous appelez la personne à laquelle vous transférez l’appel et :
    • vous effectuez le transfert pendant que le téléphone sonne ;
    • vous attendez que la personne réponde pour transférer l’appel.
  • Transfert direct :  vous effectuez le transfert sans parler à l’interlocuteur auquel vous transférez l’appel.

Transfert accompagné

  • Lors d’un appel actif, appuyez sur transf. L’appel est mis en attente et une nouvelle ligne est ouverte pour composer le numéro.
  • Entrez le numéro auquel vous souhaitez transférer l’appel, puis appuyez sur comp ou attendez quelques secondes.
  • Appuyez sur transf pendant la sonnerie ou à tout moment lorsque votre interlocuteur a répondu.

Transfert direct

  • Pendant un appel actif, appuyez sur la touche de fonction tranSi.
  • Entrez le numéro auquel vous souhaitez transférer l’appel et appuyez sur comp. L’appel est transféré et aucune autre intervention de votre part n’est nécessaire.

Transfert d’un appel en attente vers un appel actif

Si vous avez un appel en attente et un appel actif, vous pouvez transférer l’un de ces appels vers l’autre pour mettre en relation les deux interlocuteurs. (Il ne s’agit pas d’une conférence téléphonique, car vous quittez l’appel après le transfert.) Lorsque vous avez un appel actif et un ou plusieurs appels en attente, appuyez sur la touche de fonction tranLx.

  • Si vous avez uniquement un appel en attente, il est transféré à l’interlocuteur actif et vous êtes déconnecté.
  • Si vous avez plusieurs appels en attente, choisissez celui à transférer en appuyant sur le bouton de ligne correspondant.

Recomposition d’un numéro

Pour rappeler le dernier numéro appelé, appuyez deux fois sur la touche de fonction bis.

Pour rappeler un autre numéro :

  • Appuyez sur la touche de fonction bis et sélectionnez le numéro souhaité.
  • (Facultatif) Appuyez sur éditer pour sélectionner un numéro et le modifier (par exemple, pour ajouter un indicatif téléphonique). Une fois que vous avez terminé, appuyez sur ok.
  • Décrochez le combiné ou appuyez sur comp pour composer automatiquement le numéro sélectionné.

Affichage et rappel des appels manqués

L’écran LCD du téléphone IP vous indique si vous avez reçu un appel auquel vous n’avez pas répondu.

Pour rappeler un appel manqué :

  • Si l’écran LCD indique un appel manqué, appuyez sur la touche de fonction appuyez sur la touche de fonction manq pour afficher la liste des appels manqués, sélectionnez un appel et appuyez sur comp.
  • Si l’écran LCD n’affiche aucun appel manqué, vous pouvez rappeler un numéro à partir de la liste des appels manqués :
    • Appuyez sur le bouton Configuration.
    • Sélectionnez Historique des appels.
    • Sélectionnez Appels manqués.
    • Choisissez l’appel à rappeler et appuyez sur comp.

Pour afficher la liste des appels manqués :

  • Si l’écran LCD affiche un appel manqué, appuyez sur la touche de fonction manq pour afficher la liste des appels manqués.
  • Si l’écran LCD n’affiche pas d’appel manqué :
    • Appuyez sur le bouton Configuration.
    • Sélectionnez Historique des appels.
    • Sélectionnez Appels manqués.

Renvoi d'appel

À l’aide de la touche de fonction renvoi :

  • Appuyez sur la touche de fonction renvoi.
  • Entrez le numéro vers lequel vous voulez renvoyer tous les appels ; par exemple votre boîte vocale, un autre poste ou une ligne extérieure. Si vous renvoyez les appels vers une ligne extérieure, veillez à utiliser les codes d’accès et les indicatifs requis.
  • Appuyez sur comp. L’écran LCD affiche les appels renvoyés.

Pour arrêter le renvoi d’appel, appuyez sur la touche de fonction -Rvap.

Configuration de la fonction Ne pas déranger

La fonctionnalité Ne pas déranger vous permet de couper la sonnerie du téléphone en cas d’appel entrant. Si la messagerie vocale est configurée, tous les appels entrants sont immédiatement dirigés vers la messagerie. Sinon, l’appelant entend un signal ou un message indiquant que la ligne est occupée

Pour activer la fonction Ne pas déranger, appuyez sur la touche de fonction npd. L’écran LCD indique que la fonction Ne pas déranger est activée sur le téléphone.

Pour désactiver la fonction Ne pas déranger, appuyez sur la touche de fonction -npd.

Parcage d’un appel

Vous pouvez « parquer » un appel sur une ligne spécifique pour qu’un autre employé de votre société puisse prendre l’appel. L’appel est actif jusqu’à ce qu’il soit retiré de la file d’attente ou que l’interlocuteur raccroche.

Pour parquer un appel

  • Lorsque vous avez un appel actif, appuyez sur un bouton de ligne vert (libre).
  • Appuyez sur la touche de fonction Parquer ou composez *68
  • Soyez attentif car l’opératrice virtuelle annoncera le numéro de parcage. Il s’agira d’un chiffre compris entre 1 et 30.
  • Appuyez sur la touche de fonction tranLx.

REMARQUE : un appel demeurant parquer pour plus de 90 secondes sera automatiquement transférer vers le téléphone à partir duquel le parcage à été effectué.

Reprise d’un appel parqué

Vous ou un autre utilisateur pouvez ensuite retirer un appel parqué à partir de n’importe lequel des appareils téléphoniques de votre organisation. Pour se faire:

  • Décrochez le combiné.
  • Appuyez sur un bouton de ligne vert.
  • Entrez *x, où le “x” correspond au numéro de parcage, suivi du #.
  • Par exemple, composez le *1# pour reprendre l’appel parqué sur le numéro 1.

Conférence téléphonique à trois

Pour établir une conférence téléphonique :

  • Appuyez sur la touche de fonction Conf pendant un appel actif. Le premier appel est mis en attente, une deuxième ligne est ouverte et une tonalité se fait entendre.
  • Composez le numéro de téléphone de la deuxième personne.
  • Appuyez une nouvelle fois sur la touche de fonction Conf. Les trois interlocuteurs sont alors connectés à la conférence téléphonique.

REMARQUE : Lorsque vous raccrochez, les deux autres interlocuteurs sont déconnectés.

Mise en place d’une conférence entre un appel en attente et un appel actif

Si vous avez un appel en attente et un appel actif, vous pouvez établir une conférence entre l’appel actif, l’appel en attente et vous-même.

Lorsque vous avez un appel actif et un ou plusieurs appels en attente, appuyez sur la touche de fonction ConfLx.

  • Si vous avez un seul appel en attente, la conférence est établie entre les deux appels et vous.
  • Si vous avez plusieurs appels en attente, choisissez celui qui doit participer à la conférence en appuyant sur le bouton de ligne correspondant.

Accès à la messagerie vocale

Pour accéder à la messagerie vocale, appuyez sur le bouton Messages du téléphone.

Bouton messagerie

Boutton Message

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