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Comment améliorer l'expérience client téléphonique de votre entreprise?

À l’heure actuelle, les produits et services que les entreprises choisissent d’offrir ne s'avèrent plus être des différenciateurs aussi déterminants. De nombreux experts avancent même que l’expérience client sera le prochain champ de bataille concurrentiel dans bien des secteurs d’activités.

Alors, pourquoi ne pas vous préparer dès maintenant à cette guerre sans merci en améliorant l'expérience client téléphonique de votre entreprise? Voici justement quelques façons d’y parvenir.

En diminuant le temps d’attente pendant les appels

Si votre entreprise ne compte que quelques employés, il est tout à fait normal qu’il soit difficile de gérer un grand flux d’appels entrants lors de périodes de pointe. C’est d’ailleurs souvent à ce moment que les clients se font demander de patienter au son d’une douce « musique d’ascenseur ». Bien qu’il existe un public pour ce genre musical, rares sont les personnes qui l’apprécieront dans ce contexte. On pourrait même affirmer que la plupart des gens détestent avoir à attendre pour s’adresser à quelqu’un.

Il est donc préférable de diminuer autant que possible le temps d’attente pendant les appels afin d’améliorer l'expérience client téléphonique de votre entreprise. Différentes solutions pourraient d’ailleurs vous permettre de le faire.

Miser sur un réceptionniste virtuel

Disponible avec la plupart des systèmes de téléphonie IP et analogiques, la fonction de réceptionniste virtuel permet de réduire le temps d’attente des appelants de différentes façons.

Premièrement, cette fonction libère vos employés du stress de répondre à tous les appels. En effet, les réceptionnistes virtuels peuvent prendre un nombre énorme d’appels, faisant en sorte que tous les clients qui tentent de vous joindre par téléphone sont assurés d’entrer en contact avec un interlocuteur. Ils ne vivront donc pas la frustration d’être laissés à eux-mêmes.

Ensuite, toujours grâce à cette fonction, les clients peuvent être redirigés rapidement au département approprié par la réceptionniste automatisé. Cela réduit évidemment le temps d’attente.

Transférer les appels sur d’autres appareils

Vous et vos employés n’avez peut-être pas le temps de demeurer près du téléphone afin de vous assurer que les appels entrants soient traités rapidement. Si vous êtes en déplacement, ou que votre réceptionniste est déjà occupé à répondre à quelqu’un en succursale, il peut être pertinent de transférer automatiquement les appels que vous recevez sur d’autres appareils.

De nombreux fournisseurs de services téléphoniques pour entreprises offrent la fonction de transfert automatisé des appels vers des cellulaires ou vers d'autres postes. Ainsi, le client ne risque pas de tomber dans la boîte vocale.

En garantissant une bonne qualité d’appel

En matière d’expérience client, la qualité des appels a également une importance. À quoi bon répondre rapidement si la personne qui se trouve au bout du fil n’arrive pas à déchiffrer ce que vous dites. Pire encore imaginez si cette dernière attend quelques minutes et que la ligne coupe avant même qu’elle n’ait pu parler à quelqu’un. C’est le genre d’événement qui pourrait littéralement vous faire perdre un client. C’est pourquoi il est important de pouvoir compter sur un système téléphonique stable, vous assurant une grande fiabilité et une bonne qualité d’appel.

À cette fin, il y a différents éléments que vous pouvez vérifier et qui vous permettront d’optimiser le fonctionnement de vos lignes téléphoniques. Dans un système téléphonique, une seule pièce d’équipement problématique peut à elle seule affecter le résultat à l’autre extrémité de la ligne.

Améliorez l’expérience téléphonique de vos clients avec UBIK

Alors, si vous êtes maintenant convaincu que vous devez améliorer l’expérience téléphonique de votre entreprise pour demeurer compétitif, pourquoi ne pas contacter l’équipe d’UBIK. Elle pourra vous expliquer comment son système téléphonique par Internet entièrement développé au Québec vous aidera à mieux communiquer avec vos clients et même à l’interne.

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