Système VoIP : Partez en congé l’esprit libre
Chaque année, au bureau, le départ en vacances se prépare. Personne n’échappe à la liste de tâches précédant son départ : dernières choses à boucler, mise en place du message d’absence, gestion des dernières priorités, etc.
Découvrez comment la téléphonie IP peut s’avérer utile pour alléger cette longue liste de tâches.
L’annonce des congés via la VoIP
On connaît tous la traditionnelle réponse automatique par courriel pour annoncer notre absence et sa durée – LA tâche qu’on ne peut pas oublier en partant en congé. Mais pensez-vous également à votre messagerie, cette voix sur votre répondeur qui elle aussi se charge de répondre en votre absence?
Des fonctions de base de la téléphonie IP vous permettent de personnaliser votre messagerie vocale en cas de fermeture temporaire en indiquant le changement d’horaire, ou simplement d’annoncer l’indisponibilité de l’interlocuteur pour une période définie ou non.
La VoIP prend le relais
Déléguer des tâches aux collègues en votre absence, ce n’est pas toujours la mission la plus simple à accomplir. Il faut bien souvent prendre le temps de briefer la personne, ce qui implique de lui donner encore plus de travail.
Il est important d’assurer la continuité de l’activité pendant vos congés.
Certaines tâches peuvent être prises en charge par la téléphonie IP. Par exemple, en l’absence de votre secrétaire, le service de réceptionniste automatisée s’occupe de rediriger les appels ou même de mettre en place un système d’attente.
La VoIP et le retour de vacances
On le sait, revenir de congé = trier les courriels en retard, vider la boîte vocale, faire nos statistiques...
N’ayez pas peur : vous ne passerez pas une heure au téléphone avec votre boîte vocale à votre retour de vacances. La téléphonie IP se charge de rediriger les messages de votre boîte vocale vers votre courriel. Ainsi, il sera facile de les consulter pendant votre absence tout en regardant vos courriels.
La réceptionniste virtuelle peut également prévoir des rendez-vous à votre place et passer commande aux vendeurs automatiquement.
L’organisation et l’optimisation avec la VoIP
La téléphonie IP peut rendre votre départ en congé bien moins stressant et vous assurer une activité efficace malgré votre absence.
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